De elektronische factuur volgt

Enkele aandachtspunten voor een vlekkeloze start

14 december 2007 | William Visterin Langzaam maar zeker breekt elektronische facturatie verder door in het Belgische bedrijfsleven, ook bij KMO's. De 100 procent digitale wereld bestaat niet in facturatie. Maar laat dat geen beletsel zijn. In dit artikel bieden we enkele aandachtspunten voor een vlekkeloze start.

William Visterin

Ook al staat het bij veel bedrijven nog in de kinderschoenen, nieuw is de digitale verwerking van facturen absoluut niet. "In bepaalde sectoren, zoals bijvoorbeeld de retailsector, bestaat al jaren de elektronische verwerking van facturen via de EDI-standaard, waarbij alles meteen in een boekhoudsysteem wordt geïntegreerd", weet Anthony Belpaire, een onafhankelijke consultant in e-facturatie. Belpaire benadrukt dat u als bedrijf bij digitale facturatieverwerking dan ook best het totale plaatje bekijkt. "Want het heeft natuurlijk geen zin dat een elektronische factuur gewoon wordt uitgeprint en er dus een extra stap in de verwerking wordt toegevoegd", haalt Belpaire aan. Het gaat bij e-facturatie overigens ook om veel meer dan bijvoorbeeld het encoderen en versturen van elektronische facturen. "Heikel punt is vaak het hele goedkeuringsproces dat bij facturatie onvermijdelijk komt kijken."

Na 2006

Belpaire is formeel: "De 100 procent digitale wereld bestaat niet in facturatie. Zeker niet in ons land. In Scandinavische landen als Denemarken staat men op dat vlak al veel verder". Met deze wetenschap in het achterhoofd heeft de consultant enkele raadgevingen om in uw bedrijf de papieren en elektronische wereld met mekaar te verenigen. "Een eerste aandachtspunt is om al uw inkomende en uitgaande facturen zoveel mogelijk volgens eenzelfde eenduidig formaat te behandelen. Ook al werk je via een leveranciersportaal, OCR (Optical Character Recognition, of optische tekenherkenning) of scanning: als je papieren facturen digitaliseert, gebeurt dat best in hetzelfde formaat."

Ook op het vlak van de archivering van de documenten zijn er enkele zaken om in het achterhoofd te houden. 'Het risico bij e-facturatie bestaat er namelijk in dat je al snel te maken hebt met een zeer gefragmenteerd archief. Belangrijk is dat je je archief volledig consolideert, desnoods via doorverwijzingen." De wetgever hielp in deze context ook een handje. Tot 2006 moesten bedrijven hun facturen namelijk nog bewaren in het hetzelfde medium waarin ze ze ontvingen. "Een regeling die nu niet meer van kracht is, met terugwerkende kracht overigens."

Wat de dienstverleners betreft, ziet Belpaire alvast een steeds duidelijkere situatie. "Binnen het bedrijf zelf, maken ze zelf hun huiswerk met behulp van softwareleveranciers. Ook boekhoudpakketten zijn in dit domein bijvoorbeeld erg actief. Maar zodra een organisatie extern gaat, zien we duidelijk service providers toch meer en meer aan de oppervlakte komen", legt hij uit. "Binnen de bedrijfsgrenzen hebben deze partijen eigenlijk niet zoveel toegevoegde waarde. Maar ze zijn intussen wel onvermijdelijk voor de vertaling van alle formaten naar de diverse toepassingen. En ze houden uiteraard ook terdege rekening met het wettelijk kader."