Dagboek van een document

Inzicht in documentenbeheer

Documentbeheer begint idealiter bij het maken van een digitaal document, en eindigt bij de vernietiging van dat document. In de loop van de dagen, weken of zelfs jaren daartussen kan het beheer van een document bijzonder veel verschillende aspecten inhouden. Aan de hand van onderstaand dagboek van een document krijg je een goed inzicht.

Dag 1
Vandaag ben ik geboren. Nu ja, geboren … Eigenlijk ben ik aangemaakt door een administratief bediende. Ze noemen me bestelbon, maar ik had net zo goed een factuur, een e-mail, een blog of chatsessie of zelfs een tweet kunnen zijn. Of een van de documenten op de bedrijfssite, die ook vanuit ons systeem beheerd worden.

We huizen allemaal in hetzelfde systeem, net zoals fotobestanden, videobestanden en ander multimediaal materiaal. Je mag ons dus gerust allemaal leden van de documentenfamilie noemen. Ik ben digitaal geboren, maar sommige van mijn neven en nichten hadden een vroeger leven, een ‘analoog’ leven. Zij werden ingescand, sommige zelfs via een digitale camera.

Wij noemen onszelf ‘groen’, omdat we bijzonder veel papier uitsparen, en tegelijk ook vele liters water. Per elektronisch verstuurde factuur zou ongeveer 30 cl water worden uitgespaard. Met een paar duizenden facturen scheelt dat dus een flinke slok op de borrel. Meteen bij mijn geboorte kreeg ik enkele labels opgeplakt, of zoals het systeem dit noemt: metadata.

Bij mij valt het nog mee. Ik heb er slechts een viertal (type, dossier, aanmaakdatum, status: opgemaakt maar niet goedgekeurd), maar je moest sommige van mijn broertjes eens zien. We voelen er echter niets van, en het is vaak best handig om te weten dat we in een bepaald dossier van belang kunnen zijn. Al mag men ook niet overdrijven: het is niet gezond wanneer de metadata zwaarder wegen dan de documenten zelf.

Ik werd ook automatisch gekopieerd en naar een collega van mijn maker gestuurd, die mij moet goedkeuren voor ik verder mag. Oh ja: voor ik werd verstuurd werd er ook een beschermingslaag om me heen gelegd. Ik werd versleuteld of geëncrypteerd, zoals ze dat noemen, zodat niemand mij nog kan vernietigen of wijzigen zonder de goedkeuring van mijn maker.

Een bijkomend voordeel is dat ik enkel gelezen kan worden door de bestemde ontvangers, en dat ik voor een buitenstaander die mij onderschept, totaal zinloos ben.

Dag 2
De collega heeft me goedgekeurd, en een kopie van mezelf wordt automatisch verzonden naar het bedrijf waar de bestelling wordt geplaatst. Of ben ik nu de kopie, en de andere het origineel? Op dit moment maakt dit weinig uit. Soms wordt hier wel over gediscussieerd: kan een digitaal document zoals ik eigenlijk wel bewijzen dat het origineel is en echt werd geschreven door de vermeende auteur?