Hoe loods je een bedrijf door belangrijke veranderingen?

Verkoop je verandering

Nieuwe software of hardware installeren zorgt vaak voor technische uitdagingen en onvoorziene problemen. Maar de grootste uitdagingen liggen meestal op menselijk vlak: ervoor zorgen dat iedereen de verandering begrijpt en liefst ook toejuicht. Onderstaande tips kunnen hierbij helpen.

We leven in steeds sneller veranderende tijden. En toch kun je ervan op aan dat elke verandering binnen je organisatie op weerstand zal stuiten, of toch minstens de nodige stress zal teweegbrengen bij de betrokken medewerkers.

Hoe je hiermee omgaat zal bepalender zijn voor het welslagen van je project dan bijvoorbeeld het technologische niveau van uw apparatuur. Daarom hebben wij tien tips bij het veranderingsbeleid dat elk project onvermijdelijk met zich meebrengt.

1. Weet wat je doet, en wie je wat aandoet
Een goede voorbereiding van het project is het halve werk, ook op het vlak van changemanagement. Voor je aan het project begint doe je er goed aan een grondige analyse te maken van iedereen die bij dit project betrokken is: wie is het, hoe lang zijn ze al in de onderneming, hoe lang werken ze al met de te veranderen software, hoe vaak werken ze ermee, enzovoort.

Daarnaast analyseer je best ook de impact van de verandering op deze personen. Dat doe je heel concreet: door de verandering van software en bijhorende verandering van werken te vergelijken met de huidige werkwijze, voor elke betrokkene: betreft het gewoon nieuwe software of is het een totaal nieuw werkproces?

Met al deze gegevens stel je een matrix op met enerzijds de profielen van de betrokken personen en anderzijds de mate waarin ze 'hinder' ondervinden.

2. Plan en coördineer
Essentieel voor een changemanagementproject is een goede planning, waarin drie trajecten zijn verwerkt:

• Communicatie over de verandering
• Training van de betrokken medewerkers
• Ondersteuning na de ingebruikname

Elk van deze trajecten wordt doorgaans door één persoon gecoördineerd. Maar daarnaast moet één persoon ervoor zorgen dat deze trajecten met elkaar zijn afgestemd. En vergeet niet: ook uw project zal aan verandering onderhevig zijn, dus maak uw plan voldoende flexibel.

3. Blijf communiceren
Zodra werknemers geruchten opvangen dat er een project op til is, moet je beginnen communiceren over wat, waarom, wanneer en de concrete gevolgen. Ook al weet je op dat moment zelf niet alles. Vooral het einde van het project is bijvoorbeeld meestal een onzekere factor.

Stem ook meteen de communicatie af op het doelpubliek: bestook medewerkers niet met informatie maar zorg wel voor voldoende details voor de betrokken managers.