'Hoe had u uw printer graag gewenst?'

MPS uitgelegd

Als het op kostenbesparingen aankomt voor het printerpark, wordt managed printservices (MPS) steevast als favoriet naar voren geschoven. Door de leveranciers althans, want vele bedrijven zien er nog geen brood in. Wat is MPS precies, en zou het wat voor u kunnen zijn?

MPS is een omvattende naam voor het uitbesteden van de diensten die te maken hebben met beheer van het printerpark. Dit kan soms heel ver gaan, maar meestal omvat een MPS-contract minstens het beheer, onderhoud en herstel van printers en multifunctionals door de externe partij waarmee het contract is afgesloten.

Vaak gaat dit ook gepaard met een gewijzigd financieel model voor de toestellen zelf: die worden bij de externe partij gehuurd of geleaset in plaats van dat het bedrijf ze aankoopt. Maar dit is zeker geen noodzakelijke voorwaarde om de diensten rond uw printerpark uit te besteden.

Breed aanbod
De meeste leveranciers van managed printservices beschikken over een bijzonder breed aanbod: van analyse van het bestaande printerpark over een grondige hertekening, installatie en onderhoud tot een continue evaluatie van de bestaande toestand en zoektocht naar nieuwe efficiëntieverbeteringen. Uiteraard zijn ze realistisch genoeg om elk onderdeel van hun ruime aanbod afzonderlijk aan te bieden.

“Het is als een menukaart waaruit je zelf selecteert wat voor je past”, aldus Yves Rummens, servicedevelopmentmanager van Xerox Managed Print Services. Maar tegelijk benadrukken ze dat je voordeel groter wordt naarmate je meer diensten van hen afneemt.

Gelukkig kan dit heel modulair gebeuren, een gefaseerde aanpak dus, wat ook door de leveranciers bijzonder wordt toegejuicht: want wie begint met een grondige analyse en te horen krijgt hoeveel hij kan besparen, kan vaak de verleiding niet weerstaan om zo snel mogelijk met het uitbesteden te beginnen.

Ook het aantal printers waarvoor alles wordt uitbesteed kan modulair verlopen: je begint met één afdeling en verhoogt het aantal stelselmatig, hopelijk geïnspireerd door het succes van het eerste project.

Argumenten pro
Uiteraard is kostenbesparing traditioneel de grote drijfveer om op managed printservices over te stappen. Wie een externe partij de kans biedt om zijn printerpark te analyseren en suggesties voor optimalisatie te formuleren, staat meestal versteld van de besparingen die zelfs op korte termijn mogelijk zijn.

Dat is niet zozeer de verdienste van die leverancier, maar vooral het gevolg van de lakse manier waarop in het verleden met het printerpark werd omgesprongen. Heterogeniteit is er nog steeds vaak troef en elk verschillend type printer of multifunctional vergt een verschillend soort beheer, onderhoud en vooral verschillende 'supplies'. Die belanden vaak in grote hoeveelheden, samen met een verouderd toestel, in de vuilmand (of in het beste geval de recyclagebak).