Scenario's bij de aanschaf van een boekhoudpakket

Gulden regels

Veel boekhoudpakketten doen meer dan boekhouden alleen en helpen u met het stroomlijnen van uw onderneming. In welke bedrijfssector u ook opereert, er zijn een paar gulden regels die u bij de keuze van een boekhoudpakket in acht moet nemen. Onderaan kan u een tabel downloaden met de belangrijkste pakketten.

1. Er moeten meerdere administraties gevoerd worden. Soms is dat onvermijdelijk als er verschillende ondernemingen betrokken zijn. Dan is het voordelig om een pakket te kiezen dat zonder meerkost meerdere administraties kan behandelen.

2. Het aantal klanten is zeer beperkt, en daar zal geen verandering in komen. In dat geval is een eenvoudig pakket zonder veel ERP-toeters en -bellen de juiste keuze. Maak ook een kostenafweging tussen de aanschaf en een maandelijks abonnement. Voldoet een eenvoudig pakket aan uw behoeften, dan kan een abonnement op termijn duurder uitvallen!

3. U bent weliswaar klein van omvang, maar regelmatig moet u grote projecten opzetten (bijvoorbeeld in de bouw), waarvoor financiering moet worden aangevraagd. Of u weet zeker dat u gaat groeien. Dan is het zaak uit te kijken naar een pakket dat beschikt over een uitgebreide rapportage, die behulpzaam kan zijn bij het aanvragen van een krediet. Natuurlijk worden afschrijvingen daarbij maandelijks afgeboekt, zodat de bank een realistisch beeld krijgt van uw kas- en kapitaalspositie. Dat u hier goed over heeft nagedacht, zal het verkrijgen van kredieten beslist positief beïnvloeden.

4. U bereikt langs uw webshop veel kleine klanten tegelijk, via e-mail. Kijk dan uit naar een pakket waarin maatwerk mogelijk is en dat bijvoorbeeld beschikt over een zogenaamde webservices interface of een andere vorm van koppeling zoals een API (Application Programmers Interface). Mailsystemen als Microsoft Exchange Server, Zimbra en Zarafa en webshops als Magento kunnen via die interfaces aangesproken worden. Zo kunt u ook uw facturatiesysteem, uw systeem van commerciële mailings of uw CRM-systeem koppelen aan uw e-mailserver. Per e-mail bespaart u zo tijd, en die tijdwinst kunt u als ondernemer direct omzetten in winst.

5. De zakelijke opzet is van dien aard dat er regelmatig intensief contact is met klanten. Zelfs als het totaal volume van uw bedrijfsactiviteiten nog relatief beperkt is, is het een goed idee om een boekhoudpakket te overwegen dat over CRM-functionaliteit beschikt.